Kurzantwort
Ein belastbares Budget enthält fünf Positionen: laufende Softwarekosten, Einrichtung, externe Dienste, eigene Projektarbeit und späteren Betrieb. Vergleichen Sie diese über denselben Zeitraum und mit derselben Zahl aktiver Lieferstellen. Ein Monatsbetrag allein beantwortet die Kostenfrage nicht.
Welche Kosten gehören in die Rechnung?
Trennen Sie wiederkehrende Zahlungen von einmaligen Arbeiten. Wiederkehrend sind beispielsweise die vertragliche Nutzung und vereinbarte Betriebsleistungen. Einmalig fallen Bestandsaufnahme, Datenmapping, Probeläufe und Einrichtung an. Eigene Arbeitsstunden gehören ebenfalls in die Entscheidung, auch wenn sie auf keiner Anbieterrechnung stehen. Erfassen Sie je Position Menge, Einheit, Preisstand, Verantwortlichen und Zeitraum. Kennzeichnen Sie unbestätigte Annahmen ausdrücklich.
Wie entsteht ein fairer Vergleich?
Rechnen Sie jedes Angebot mit einem gemeinsamen Ausgangsbestand sowie einem Wachstums- und einem Rückgangsszenario. Achten Sie auf unterschiedliche Einheiten: Kunde, Vertrag, Lieferstelle, Mandant oder Nachricht ergeben andere Summen. Enthaltene und gesonderte Leistungen müssen in beiden Angeboten gleich behandelt werden. Für die wirtschaftliche Betrachtung sind Ersatzbeschaffung und Exit relevant; die rechtliche Auftragswertberechnung ist davon getrennt zu prüfen.
Schritt für Schritt vorgehen
- Aktive Lieferstellen, Mandanten und monatliche Spitzen erfassen.
- Einrichtung und Drittleistungen getrennt anfragen.
- Eigene Projekt- und Betriebsstunden mit einem internen Kostensatz bewerten.
- Alle Positionen für denselben Betrachtungszeitraum zusammenrechnen.
Zur eigenen Einordnung
Praxisbeispiel
Frei gewähltes Rechenbeispiel, kein Versorgia-Angebot: 2.000 Euro monatliche Softwarekosten, 12.000 Euro Einrichtung, 300 Euro monatliche Fremdleistungen und 200 interne Stunden zu 50 Euro ergeben über 36 Monate 104.800 Euro. Rechnung: 72.000 + 12.000 + 10.800 + 10.000. Ein zusätzlicher einmaliger Exit-Aufwand wäre separat zu ergänzen. Nutzen Sie durchgängig Nettowerte oder durchgängig Bruttowerte; steuerliche Besonderheiten werden hier nicht berechnet.
Checkliste für Ihren Vorgang
- Gleicher Zeitraum und identische Bestandsdefinition.
- Einmalige, monatliche und mengenabhängige Positionen getrennt.
- Interne Kapazität und externe Dienste berücksichtigt.
- Preisstand, Annahmen und Leistungsgrenzen dokumentiert.
Häufige Fragen
Ist die billigste Lizenz auch die günstigste Lösung?
Das lässt sich erst nach Einbeziehung von Einrichtung, Fremdleistungen und eigener Arbeit beantworten. Eine niedrigere Lizenz kann durch mehr manuelle Bearbeitung ausgeglichen werden.
Wie berücksichtige ich Wachstum?
Berechnen Sie für jeden Monat oder jede Planungsphase den erwarteten aktiven Bestand. Ein Jahresendbestand für alle Monate würde einen wachsenden Bestand meist falsch abbilden.
Sind Einsparungen garantiert?
Nein. Messen Sie Bearbeitungszeit und Fehlerquote vor und nach der Einführung am gleichen Prozess. Frei werdende Arbeitszeit ist zunächst Kapazität und noch keine ausgezahlte Kostenersparnis.
Quellen und weiterführende Grundlagen
Behördliche Quellen erläutern die jeweilige Fachgrundlage. Versorgia-Seiten beschreiben den Produktumfang. Die eigenen Rechenbeispiele sind keine Marktpreise oder verbindlichen Angebote. Quellenmethodik und Korrekturweg
Ihr nächster Schritt
Das eigene Budget vorbereiten
Das Versorgia-Preismodell zeigt Zählweise und Betriebsmodelle. Mit Ihrem Mengengerüst lässt sich anschließend ein konkretes Angebot vorbereiten.
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