Kurzantwort
Erstellen Sie für die zuständige Datenschutzstelle ein Inventar der betroffenen Datenbestände und Speicherorte. Übernehmen Sie anschließend deren freigegebene Entscheidung je Bestand in einen technischen Arbeitsauftrag. Ob ein Löschanspruch, eine Ausnahme oder eine Aufbewahrungspflicht besteht, beurteilt dieser Ratgeber nicht.
Was gehört in das Dateninventar?
Führen Sie Rechnungen, Portalprofil, Kontaktpräferenzen, Servicevorgänge und Exporte getrennt auf. Ergänzen Sie System, Datenverantwortliche, vorhandene Verknüpfungen und die bisher hinterlegte Aufbewahrungsregel mit ihrer Quelle. Unklare Grundlagen werden als Rückfrage markiert. Die Tabelle bereitet die Entscheidung der zuständigen Stelle vor; sie bestimmt keine Rechtsgrundlage oder Speicherfrist.
Wie bereitet ein Versorger Daten für eine Auskunftsanfrage vor? →
Wie wird eine bestätigte Entscheidung umgesetzt?
Ordnen Sie jedem Arbeitsauftrag die freigegebene Maßnahme und den betroffenen Bestand zu. Berücksichtigen Sie das abgestimmte Konzept für aktive Systeme, Exporte, Archive und Wiederherstellung. Testen Sie, ob eine Rücksicherung bereits ausgeführte Maßnahmen wieder aufheben würde. Protokollieren Sie die technische Ausführung mit den dafür vorgesehenen Nachweisen und lassen Sie Abweichungen klären.
Wie bleiben historische Rechnungen nach der Migration unverändert lesbar? →
Schritt für Schritt vorgehen
- Anfrage an die zuständige Datenschutzstelle geben.
- Datenbestände und Speicherorte inventarisieren.
- Freigegebene Maßnahmen je Bestand technisch umsetzen.
- Ausführung, Abweichungen und bestätigte Wiedervorlagen dokumentieren.
Zur eigenen Einordnung
Praxisbeispiel
Fiktives Umsetzungsbeispiel: Eine gesondert geprüfte Anweisung sieht vor, ein Portalprofil zu löschen und bestimmte Rechnungsbelege mit beschränktem Zugriff vorerst zu behalten. Die Technik bearbeitet dafür zwei getrennte Aufträge und dokumentiert ihre Ausführung. Das Beispiel nimmt diese Entscheidung nur als Vorgabe an; es bewertet weder ihre rechtliche Grundlage noch eine konkrete Aufbewahrungsfrist.
Checkliste für Ihren Vorgang
- Speicherorte und Verknüpfungen erfasst.
- Freigegebene Maßnahme je Bestand vorhanden.
- Wiederherstellung im technischen Konzept berücksichtigt.
- Ausführung und offene Rückfragen nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Entscheidet das Inventar, welche Daten gelöscht werden?
Nein. Es liefert die technische Übersicht für die gesonderte Bewertung durch die zuständige Datenschutzstelle.
Wie wird eine Aufbewahrungsvorgabe hinterlegt?
Mit betroffenen Daten, bestätigtem Zeitraum, zuständiger Stelle und der dokumentierten Entscheidungsquelle. Die Software erzeugt daraus keine eigene Rechtsbewertung.
Ist das Deaktivieren eines Kontos technisch eine Löschung?
Eine Deaktivierung sperrt typischerweise einen Zugang, während Daten weiter gespeichert sein können. Prüfen Sie die tatsächlich ausgeführte Maßnahme gegen den freigegebenen Arbeitsauftrag.
Quellen und weiterführende Grundlagen
- BfDI: Datenschutz-Grundverordnung und BDSG
- Bundesfinanzministerium: GoBD, zweite Änderung 2025
- Versorgia: Fachwissen zum Arbeitsablauf
- Versorgia: Zugehöriger Produktumfang
Behördliche Quellen erläutern die jeweilige Fachgrundlage. Versorgia-Seiten beschreiben den Produktumfang. Die eigenen Rechenbeispiele sind keine Marktpreise oder verbindlichen Angebote. Quellenmethodik und Korrekturweg
Ihr nächster Schritt
Den passenden Ablauf für Ihren Betrieb prüfen
Nutzen Sie diesen Fall mit Ihren eigenen Unterlagen, um Anforderungen, Zuständigkeiten und benötigte Freigaben mit dem beschriebenen Produktumfang abzugleichen.
Ablauf und Produktumfang ansehen →